Quá trình đào tạo nhập môn không chỉ
đơn thuần là dừng lại ở việc dẫn nhân viên mới đi giới thiệu với tất cả
các nhân viên cũ và trình bày tóm tắt cho họ những nhiệm vụ chính của
mình. Những người giám sát trực tiếp của các nhân viên mới còn phải
giúp họ làm quen, tìm hiểu công việc của các phòng ban khác nhau, để từ
đó họ có cảm giác rằng mình có nhiều liên quan đến công việc chung. Các
chuyên gia trong lĩnh vực đào tạo nguồn nhân lực đưa ra những lời khuyên dưới đây giúp các doanh nghiệp thực hiện quá trình đào tạo nhập môn có hiệu quả.

Trải thảm chào đón các nhân viên mới

Việc
giới thiệu các nhân viên mới với những người giám sát trực tiếp của họ
rất quan trọng. Không nên chỉ dừng lại ở việc giới thiệu tên và những
thông tin cá nhân, mà cần mở rộng việc giới thiệu thành một cuộc trò
chuyện, thân mật, thoải mái. Có thể mời các nhân viên mới đi ăn trưa
hoặc tham dự một bữa tiệc thân mật để giới thiệu họ với mọi người.

Sau đó, nên thông báo
để nhân viên cũ biết và chào đón nhân viên mới (trên bảng tin nội bộ
hoặc trong phòng nghỉ). Trong thông báo nên có tên, hình ảnh, chức vụ
của nhân viên mới. Nếu doanh nghiệp có một trang web, nên tạo ra một
trang được bảo mật bằng mật mã cá nhân (password) để giới thiệu các
nhân viên mới một cách thân thiện và mang tính nội bộ.

Quy trình đào tạo nên đơn giản

Việc tổ chức đào tạo
nhập môn một cách bài bản thường giảm được tỷ lệ nhân viên nghỉ việc,
giảm được chi phí phải đào tạo lại nhân viên sau này. Thêm vào đó, các
nhân viên có năng lực thường sẽ làm cho khách hàng thỏa mãn hơn. Do đó,
quy trình đào tạo nhập môn nên bắt đầu bằng việc giới thiệu một bức
tranh tổng quát về hoạt động của doanh nghiệp nhưng không nên đẩy quá
trình này đi quá nhanh.

Nếu chưa có sẵn hồ sơ
giới thiệu chức năng của các phòng ban, có thể in một số tài liệu giới
thiệu về lịch sử thành lập và tổng quan về hoạt động của công ty, các
quy định, nguyên tắc, chính sách đối với nhân viên để các nhân viên mới
tham khảo khi cần.

Hiện nay, với sự hỗ trợ của Internet,
một số doanh nghiệp đã tổ chức các chương trình đào tạo trực tuyến để
các nhân viên mới tự tìm hiểu những thông tin cần thiết. Ngoài ra, các
doanh nghiệp bán lẻ có thể tổ chức các buổi huấn luyện kỹ năng bán hàng,
giao tiếp với khách hàng để giúp các nhân viên mới làm quen với quy
trình bán hàng của doanh nghiệp, sau đó cho họ thực tập ở các cửa hàng
để giúp họ không bị bỡ ngỡ khi bước vào thực tế.

Giúp nhân viên mới có một bức tranh tổng quan

Bên cạnh những kỹ năng
chuyên môn cần thiết đối với từng nhân viên mới và có liên quan trực
tiếp đến công việc của họ, doanh nghiệp cũng cần truyền đạt cho họ
những kiến thức, kỹ năng cơ bản của các bộ phận khác có liên quan trực
tiếp hoặc gián tiếp đến công việc của họ, chẳng hạn như kỹ năng xây
dựng quan hệ với khách hàng,
kiến thức về sản phẩm và hàng tồn kho, kiến thức về các thiết bị và
công nghệ được sử dụng trong doanh nghiệp, các chính sách và quy trình
làm việc của từng phòng ban, các biện pháp an ninh và an toàn lao động.

Hoạch định cho tương lai

Ngay giai đoạn đào tạo
nhập môn, doanh nghiệp nên có những bước chuẩn bị để giúp các nhân viên
có thể phát triển nghề nghiệp theo đúng nhu cầu, nguyện vọng của họ và
vạch ra hướng đi cho những nhân viên xuất sắc.
Việc đào tạo chéo, tức là tạo điều kiện cho các nhân viên được học hỏi
nhiều công việc khác nhau ngoài công việc hiện tại của họ là một cách
làm được nhiều doanh nghiệp thực hiện nhằm tạo ra một nguồn nhân lực
vững mạnh, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định khi một bộ phận
nào đó có những lỗ hổng về nhân sự.

Cũng trong quá trình
đào tạo nhập môn, doanh nghiệp có thể phát hiện ra những nhân viên có
tiềm năng trở thành một nhà quản lý hoặc làm việc tốt hơn ở các lĩnh
vực chuyên môn khác để từ đó định hướng, hỗ trợ cho họ phát triển nghề
nghiệp.

Cuối cùng, điều quan
trọng nhất trong quá trình đào tạo nhập môn là sự tương tác mang tính
cá nhân. Doanh nghiệp cần phải tạo ra cho các nhân viên mới một cảm
giác thân thiện, thoải mái để họ nhanh chóng hòa nhập vào tập thể.