6. Sử dụng máy đo độ bị gián đoạn

Một người trung bình một ngày gặp phải 50 lần bị gián đoạn trong lúc làm việc. Trung bình mỗi lần gián đoạn là 5 phút. Như vậy một ngày bạn sẽ mất khoảng 4 giờ đồng hồ vì gián đoạn trong lúc làm việc. Có rất nhiều việc trong số những lần gián đoạn này là quan trọng và cấn thiết, nhưng cũng có rất nhiều việc chúng ta làm mà không có hoặc có rất ít giá trị. Hãy đo độ bị gián đoạn để xác định và loại bỏ những gián đoạn làm lãng phí thời gian của bạn.

Chiếc máy đo này chỉ cần thiết kế đơn giản như sau: Viết lên một tờ giấy trắng 6 cột: Ngày, thời gian, người, việc, thời lượng, đánh giá. Sau mỗi lần gián đoạn, ghi lại vào cột ngày, thời gian sự gián đoạn xảy ra và cuối cùng là đánh giá sự việc này: A= thiết yếu, B= quan trọng, C= Ít giá trị, D= Không gia trị. Theo dõi và tổng kết các sự việc gián đoạn này trong vòng một tuần hoặc hơn để có được sự đánh giá chuẩn xác xem điều gì đang xảy ra với cuộc sống của bạn. Sau đó đánh giá kết quả và tìm cách loại bỏ những gián đoạn loại C và D có ít hoặc không có giá trị.

7. Ủy thác

Một tuần, chúng ta có tất cả 168 tiếng, chúng ta dùng 56 tiếng để ngủ và 10 tiếng nữa vào những việc cá nhân, nhưng chúng ta lại không bao giờ có thể dành toàn bộ phần thời gian còn lại để làm những việc cần phải làm. Chúng ta luôn có niềm tự hào khi tự mình làm những việc cần làm. Nếu bạn muốn công việc được thực hiện tốt, thì tốt hơn hết là hãy tự làm nó.

Tuy vậy, trước mỗi bản kế hoạch hàng ngày được phác thảo trước khi kết thúc ngày làm việc, hãy nhìn tổng thế những việc bạn cần làm và muốn làm trong ngày tiếp theo, với mỗi việc hãy tự hỏi mình: “Thời gian của tôi dành cho việc này có phải là cách sử dụng thời gian tốt nhất không?”. Nếu câu trả lời là “có”, hãy tự làm nó. Nếu là “không”, hãy cố gắng sắp xếp và ủy thác cho một người khác công việc đó. Giữa “tôi làm việc đó” và “việc đó đã được hoàn thành” có rất nhiều sự khác biệt!              

8. Quản lý thời gian hội họp

Một buổi họp là khi có từ hai người trở lên cùng gặp nhau để trao đổi thông tin. Một buổi họp thật đơn giản? Tuy vậy, nó có thể là một trong những thủ phạm lãng phí thời gian lớn nhất mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng trải qua.

Trước mỗi buổi hội họp, hãy tự hỏi: “Buổi họp có cần thiết không?” và “Tôi có cần thiết phải tham dự không?”. Nếu một trong hai câu trả lời là “không”, thì hãy xem xét khả năng không cần buổi họp hoặc không cần tham dự buổi họp. Sau đó hãy chuẩn bị một bản chương trình nghị sự dưới dạng văn bản cho buổi họp, trong đó nêu rõ chi tiết thời gian cần thiết cho mỗi mục với thời gian mở đầu và kết thúc. Sau đó, phát tờ chương trình nghị sự trước cho những người sẽ tham dự chương trình. Mọi người có thời gian đọc trước bản chương trình nghị sự sẽ giúp cho buổi họp tiến hành nhanh chóng hơn.

9. Xử lý giấy tờ

Bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng đều rất dễ bị chôn vùi trong đống giấy tờ xung quanh họ. Mỗi ngày, một người nhận khoảng 150 giao dịch qua thư điện tử, điện thoại, thư tay, các ghi nhớ, giấy báo, fax..v.v. Rất nhiều thời gian bị lãng phí qua những giấy tờ có nội dung giống nhau từ ngày này sang ngày khác. Hãy cố gắng xử lý giấy tờ ngay và hoàn thành chúng. Nếu có việc gì đó có thể làm ngay, chỉ mất khoảng 1 đến 2 phút, thì hãy thực hiện nó và hoàn thành. Nếu sử dụng thời gian của bản thân cho việc đó không phải là cách tối ưu thì hãy ủy thác cho cấp dưới. Nếu để hoàn thành việc đó cần nhiều thời gian hơn, thì hãy lên kế hoạch và đưa việc đó vào lịch làm việc.

10. Sử dụng hệ thống theo dõi thời gian

Nếu bạn muốn quản lý nó, hãy đo lường nó. Một hệ thống quản lý thời gian thật đơn giản nhưng nó lại là một công cụ đầy sức mạnh, giúp tạo ra một bức tranh tổng thể về cách bạn sử dụng thời gian hàng ngày như thế nào. Chỉ cần tạo ra hệ thống này bằng cách ghi lại những việc đã làm trong ngày. Ghi lại những hoạt động, thời gian dành cho hoạt động đó, sau đó đánh giá chúng bằng các chứ cái A, B, C và D. Ví dụ như bạn có thể viết lại khoảng thời gian đã sử dụng như sau:

- Gọi điện: 35 phút, A

- Nói chuyện: 48 phút, B

- Tham dự hội họp: 55 phút, C

- Nhận điện thoại của ông Janis: 60 phút, D

Sử dụng hệ thống này trong vòng vài ngày để có bức tranh tổng thế về cách bạn sử dụng thời gian. Phần lớn mọi người đều khám phá ra rằng họ dành rát nhiều thời gian cho mục C và D mà không mang lại kết quả gì. Cuối cùng hãy tìm cách từng bước giảm thời gian dành cho mục C và D để dành thời gian làm những việc khác thực sự quan trọng hơn.