Chúng ta có thể nói chuyện, liên lạc với bạn bè, đồng nghiệp, ngay cả với sếp của mình thông qua điện thoại, thậm chí nhiều khi có thể “nấu cháo” qua điện thoại. Tuy nhiên với những vấn đề tế nhị, phức tạp thì e-mail luôn là phương thức hữu hiệu để ta lựa chọn. Chọn font tiếng Việt, mở mail, vào “soạn thư” và bạn có thể viết ra những điều mình muốn trao đổi, bày tỏ với mọi đối tượng trên toàn thế giới. Tuyệt vời hơn khi bạn muốn thông báo một thông tin nào đó tới nhiều người, chỉ cần một cú click “reply to all”, thông tin của bạn sẽ được gửi tới họ trong vài giây. Không thể phủ nhận vai trò hữu hiệu của E-mail với những tính năng: Nhanh, chính xác, tiết kiệm, có khả năng lưu giữ trong giao dịch và giải quyết công việc.

E-mail vẫn thường trực những bất cập

Nơi công sở E-mail luôn được phát huy tác dụng từ sếp tới nhân viên. Nhưng đôi khi vì quá lạm dụng E-mail mà vô tình chúng ta làm ảnh hưởng tới văn minh nơi công sở. Buôn chuyện qua E-mail là hiện tượng phổ biến đặc biệt với “phái đẹp”. Bạn có thể vừa làm việc vừa trò chuyện qua E-mail. Việc này phần nào giúp bạn giải trí, giảm stress nhưng nó lại làm bạn bị gián đoạn và mất tập trung trong công việc. Hầu hết những nơi công sở hiện nay đều có qui định sử dụng E-mail. Nhưng đó vẫn chỉ là những qui định “trên giấy”. Không ít trường hợp tin đồn bị phát tán qua E-mail dẫn đến mất đoàn kết nội bộ, giảm hiệu quả công việc và có thể còn đi xa hơn nữa.

“Tai nạn” có thể xảy ra với E-mail chỉ trong tích tắc. Bạn có thể gửi nhầm địa chỉ, “reply to all” trong khi chỉ muốn gửi tới một người, quên attach file...Khi đó quả là “bấm nút sai, hậu quả khó lường”.

Có thể vì áp lực công việc, mỗi ngày bạn phải trả lời lượng E-mail khá lớn. Trả lời qua loa, quá ngắn gọn, quên không trả lời…là điều không thể tránh khỏi. Và bạn có nghĩ “hình ảnh” của bạn sẽ ít nhiều bị ảnh hưởng?

Văn minh E-mail nơi công sở

Làm thể nào để có thể sử dụng E-mail hữu hiệu và văn minh nơi công sở? Những lời khuyên sau đây có  thể phần nào giúp bạn trả lời câu hỏi ấy

Thời gian dành cho E-mail

Các chuyên gia tâm lí cho rằng những gián đoạn gây ra bởi E-mai ở một mức độ nào đó có thể làm tăng tính sáng tạo và năng lực làm việc của con người. Nhưng đến một mức độ nào đó, nó không còn làm tăng khả năng làm việc nữa và có thể sẽ ảnh hưởng tới não bộ của chúng ta.

Vì vậy tùy theo từng ngành nghề mà mỗi người nên đề ra qui định cho riêng mình về thời gian và thời điểm kiểm tra cũng như trả lời mail một cách hợp lí. Không nên thực hiện song hành một cách thường xuyên với công việc khác.

Mỗi khi kiểm tra bạn nên trả lời E-mail trong thời gian gần nhất. Bởi lẽ người gửi luôn mong chờ hồi đáp của bạn. Các nghiên cứu gần đây cho thấy một số lượng lớn các E-mail không được trả lời hoặc trả lời không đúng thời hạn. Nếu gặp “spam” (thư rác) thì bạn nên xóa chúng ngay sau khi kiểm tra để tiện lợi cho những lần kiểm tra tiếp theo.

E-mail của bạn

E-mail bạn gửi đi sẽ phản ánh chính con người của bạn. Vì vậy bạn nên thể trình bày E-mail cho rõ ràng, dễ hiểu. Không nên bỏ qua tiêu đề và những chỗ cần lưu ý. Đó là những dấu hiệu để người nhận có thể tiếp nhận một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất. Tránh viết toàn bộ E-mail bằng một loại chữ viết hoa hay viết thường, có thể sẽ gây khiếm nhã với người nhận.

Tối kỵ viết E-mail quá ngắn gọn chỉ “cảm ơn” hay “ok”. Bạn nên cố gắng thêm một số từ ngữ lịch sự bởi đó là cách bạn có thể “bỏ ra ít nhất mà thu lợi nhiều nhất”.

Không nên Attachment quá nhiều. Mỗi khi mail không gửi đi, làm bạn mất quá nhiều thời gian và trở nên bất cẩn trong lần gửi thứ hai.

Bạn hãy cẩn thận với “CC” hay “reply to all” trước khi lựa chọn

Chỉ cần click vào “send” là thông tin của bạn không thể chữa lại được. Vì vậy bạn nên bỏ chút thời gian để đọc lại E-mail trước khi gửi.

Điều nên tránh

Gửi tin đồn qua E-mail luôn mang lại tác hại khó lường. “Buôn dưa lê” và gửi tin đồn qua E-mail đều không nên trong môi trường công sở.

E-mail không phải nơi an toàn để chúng ta có thể trao đổi và lưu giữ thông tin bí mật. Vì vậy không nên gửi những thông tin “kín” qua E-mail dưới mọi hình thức.