Khi xác định bước chân vào thế giới
kinh doanh, bạn sẽ phải học những quy tắc, những nghi thức không bắt
buộc nhưng cần thiết để tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho bản thân
cũng như doanh nghiệp. Một trong số đó là văn hóa họp hành chốn công sở.
Một cuộc họp thường đại diện cho lợi ích của nhiều cá nhân
Nghi thức, phong tục là gì? Đó là
những quy tắc được xây dựng, được chấp nhận và được con người thực hiện
một cách nghiêm túc. Những quy tắc này không mang tính bắt buộc, nhưng
đó được xem là thước đo giá trị và tính chuyên nghiệp của mỗi người.
Văn hóa hội họp chốn công sở có thể
khác nhau ở tính chất và đối tượng. Ví dụ tính chất của một cuộc họp
giữa các cổ đông khác với cuộc họp giữa ban quản lý và nhân viên. Tuy
nhiên, dù tính chất và đối tượng khác nhau thì điều cần thiết bạn nên
làm đó là tuân thủ những quy tắc trong văn hóa hội họp. Điều này không
chỉ giúp bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho bản thân, cho doanh
nghiệp mà còn tạo điều kiện cho công việc diễn ra một cách suôn sẻ.
Luôn đúng giờ
Đây là quy tắc đặc biệt bạn cần thực
hiện không chỉ trong kinh doanh mà còn trong đời sống thường nhật. Có
thể bạn cho rằng hơi thừa khi nhắc đi nhắc lại mãi một điệp khúc “đúng
giờ”. Tuy nhiên, tần xuất nhắc lại nhiều nhưng năng xuất thu được lại
chẳng bao nhiêu. Vẫn có nhiều nhân viên, thậm chí là thành viên ban quản
lý vi phạm quy tắc này trong mỗi lần công ty lên lịch họp.
Đúng giờ là một yếu tố cần thiết khi
nói đến những cuộc họp chính thức và mang tính quan trọng. Trong thực
tế, bạn không nên có mặt đúng lúc cuộc họp chuẩn bị bắt đầu, mà cần đến
sớm hơn ít nhất năm phút. Sự chậm trễ không chỉ thể hiện sự thiếu tôn
trọng với người khác mà còn làm mất hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại mà
bạn đang dày công gây dựng. Nếu bạn đến muộn vì một vài lý do nào đó,
hãy ngồi vào chỗ và không làm phiền đến những người xung quanh.
Trang phục phù hợp
Trang phục chính là cách nói gián tiếp
bạn có tôn trọng người đối diện hay không? Vì vậy ăn mặc chuyên nghiệp,
chỉnh tề và phù hợp với mục đích cuộc họp là điều vô cùng cần thiết.
Bạn có thể mặc áo phông, quần jean nhưng hãy chắc chắn quần áo của bạn
không bị rách, bẩn hoặc nhàu nhĩ. Thêm vào đó, trang phục của bạn không
nên quá lòe loẹt. Đôi giày cần được đánh bóng một cách cẩn thận và đầu
tóc gọn gàng, sạch sẽ.
Cách ứng xử
Điện thoại của bạn nên tắt trong khi
đang họp. Nếu không hãy chắc chắn là bạn đã để nó ở chế độ rung hoặc im
lặng. Đừng bao giờ để điện thoại trên bàn vì có thể làm phiền đến không
khí cuộc họp khi chẳng may điện thoại của bạn rung liên tục.
Luôn chú ý lắng nghe người khác nói,
không chen ngang ý kiến của người khác. Trong cuộc họp có thể xảy ra
những tranh luận, những ý kiến trái chiều. Tuy nhiên, thái độ tôn trọng,
bình tĩnh và phát biểu từ tốn là điều bạn nên làm và cần thiết phải
làm.
Chuẩn bị
Mọi cuộc họp đều có chương trình thảo
luận và nghị sự. Bạn sẽ là người trả lời hoặc là người đưa ra câu hỏi.
Dù bạn ở bất cứ vị trí nào bạn cũng cần có một sự chuẩn bị kỹ lưỡng,
tránh tình trạng ngồi không. Đừng lãng phí thời gian của người khác bằng
những câu trả lời loanh quanh, mơ hồ. Chỉ nói đến chủ đề liên quan với
những câu trả lời ngắn, đơn giản nhưng đủ ý. Bạn có thể chuẩn bị tài
liệu bằng văn bản hoặc bằng slide show…để giúp đồng nghiệp cũng như ban
quản lý nắm rõ những ý tưởng bạn đang trình bày.
Tổng kết
Khi cuộc họp kết thúc, tổng kết bằng
cách tóm lược nội dung chính, đưa ra kế hoạch, đề xuất ý kiến… ngoài ra
còn quyết định thời gian và địa điểm cho cuộc họp tiếp theo. Một điều
quan trọng không kém là gửi lời cám ơn tới tất cả mọi người về sự có mặt
và đóng góp của họ cho buổi họp thành công.