Nếu đủ năng lực, bạn có thể làm trợ lý hành chính cho một hay nhiều ông chủ, tuy nhiên, bạn phải xác định rõ ràng vai trò của mình trước ông chủ mà bạn đang phục vụ.

Ngày nay, Trợ lý hành chính được biết đến như một người có sự đa dạng về kiến thức cũng như nhóm công việc, và khả năng linh hoạt trong việc xử lý thông tin hàng ngày. Kỹ năng này giúp cho người trợ lý hành chính tốt có được một khả năng linh hoạt trong việc xử lý công việc của công ty cũng như trong lĩnh vực chuyên môn của mình và đạt được kết quả cao nhất, trở thành người “duy nhất” trong lĩnh vực mình đang đảm nhận.

Dưới đây, chúng tôi xin cung cấp cho bạn 8 bước cơ bản để hoàn thiện mình và trở thành một Trợ lý hành chính giỏi:

Bước 1: Kỹ năng chính mà một người Trợ lý hành chính cần thành thục là kiến thức về Kỹ năng văn phòng, các phần mềm tin học dành cho văn phòng như Outlook, Word, Excel, PowerPoint và Access. Kỹ năng thành thục trong đánh máy và xử lý văn bản cũng là một đòi hỏi cần được đáp ứng cao: ít nhất, bạn phải đánh được 45 ký tự trong một phút, và nhiều hơn thì càng tốt.

Bước 2: Thể hiện rõ tính chuyên nghiệp trong công việc như: Trang phục phải thể hiện rõ vị trí công việc của mình; Luôn đảm bảo đến nơi làm việc đúng giờ; Hiểu và nắm rõ vai trò của mình trong lĩnh vực mình đang hoạt động…

Bước 3: Càng thành thục nhiều kỹ năng thì càng có lợi cho công việc chuyên môn. Bạn có thể tự tìm hiểu các kỹ năng cần thiết của một người Trợ lý hành chính thông qua cẩm nang công việc trong lĩnh vực mà bạn đang hoạt động

Bước 4: Khả năng giao tiếp tốt qua điện thoại hay trực tiếp đều giúp bạn thành công trong công việc. Trong việc giao tiếp bằng điện thoại, bạn sẽ không bao giờ biết được người đang đối thoại với bạn là ai, song không vì thế mà “quên” sự chuyên nghiệp trong công việc của mình bằng một nụ cười vì bạn có thể “nghe” được điều đó khi bên kia cũng thể hiện sự lịch sự trong đàm thoại với bạn.

Bước 5: Hãy phân chia công việc của mình theo đầu việc thích hợp hay theo thứ tự A,B hoặc đánh số thứ tự 1,2 … để tạo một thói quen khoa học trong công việc. Điều này mới nghe thì có vẻ dễ dàng, song trên thực tế, nó đòi hỏi nhiều thời gian và sự cố gắng hơn là bạn tưởng.

Nhưng bù lại, khi cần tài liệu, bạn sẽ không phải mất thời gian tìm kiếm, lục lọi, và thậm chí, là tránh khả năng thất lạc tài liệu - điều tốt kỵ của một người Trợ lý hành chính.

Bước 6: Hãy giữ cho chỗ làm việc của bạn sạch sẽ và có trật tự. Điện thoại, máy tính, sổ công tác, lịch bàn là những thứ không thể thiếu của một người Trợ lý hành chính. Và một cuốn số chuyên ghi chép lịch các cuộc họp sẽ không là thừa nếu bạn muốn quản lý hiệu quả thời gian và lịch họp của công ty cũng như người quản lý trực tiếp của mình.

Điều đó sẽ giúp cho bạn cảm thấy công việc dế dàng hơn và nhanh chóng có được thông tin khi cần thiết.

Bước 7: Luôn giữ cho mình một trạng thái tự tin, khả quan trước mọi tình huống. Điều đó sẽ giúp cho công việc của bạn trôi chảy, cũng như khiến cho người khác xung quanh mình cảm thấy quả qua, không bị áp lực nhiều bởi công việc. Và mọi người sẽ rất biết ơn bạn vì điều đó.

Bước 8: Khi bạn bắt đầu công việc như là một trợ lý hành chính trong công ty mới, bạn hãy dành thời gian để hỏi rõ xem ông chủ đang chờ đợi điều gì ở bạn? Họ có muốn bạn kiêm luôn việc thực hiện các chuyến công tác cùng họ hay nắm rõ lịch làm việc của họ để nhắc nhở sếp những khi cần thiết?

Và đâu là giới hạn của bạn? Bạn có phải “để mắt” tới những công việc khác phát sinh như kế hoạch cho một bữa tiệc Giáng sinh hay “order” một bữa tiệc nhỏ nhân việc thăng quan tiến chức của một ai đó trong công ty…

Chúc bạn ngày càng thành công trong công việc, và 8 bước cơ bản để trở thành một người Trợ lý hành chính giỏi trên sẽ hữu ích cho bạn trong công việc chuyên môn của mình.