Dưới đây là một số trường hợp bạn cần nói lời xin lỗi và những lưu ý cần nhớ:

1. Sai lầm của bạn ảnh hưởng tới đồng nghiệp  

Rõ ràng đây là trường hợp cần nói lời xin lỗi. Bạn có thể nói một cách đơn giản: “Tôi xin lỗi”, tiếp sau đó là lời đề nghị sửa chữa, biện pháp khắc phục. Nếu tình huống phức tạp hơn, như đồng nghiệp vẫn không thấy hài lòng, bạn cần bày tỏ sự hối lỗi chân thành hơn. Meryl Runion, một nhà diễn thuyết và tác giả của 6 cuốn sách về bí quyết giao tiếp, đưa là lời gợi ý: “Tôi rất ân hận, sự nông cạn của tôi đã khiến bạn phải vất vả. Tôi rất tiếc, những việc tương tự như vậy chắc chắn sẽ không xảy ra trong tương lai…”.

2. Một người trong nhóm gây sai sót cho khách hàng và bạn phải tiếp xúc với khách hàng đó

Bạn nên thay mặt công ty nói chung để đưa ra lời xin lỗi cho khách hàng, thay vì giả vờ đó là sai lầm của bạn. Anna Post, một tác giả, nói: “Có những lúc không phải lỗi tại mình nhưng bạn cần thay mặt cả nhóm đưa ra lời giải chứ không phải đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. Làm như vậy bạn sẽ được đánh giá là chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng cũng như đồng nghiệp”.

3. Khi bạn không chắc mình có nên xin lỗi hay không

Ví dụ, trong một cuộc họp, bạn nhận thấy những nhận xét nghiêm khắc của mình đã khiến đồng nghiệp nào đó buồn rầu. Trước khi xin lỗi, hãy cân nhắc thật kĩ. Liệu bạn có nói không đúng hay người đó buồn vì lí do khác? Nếu mọi việc vẫn ổn, bạn không cần phải xin lỗi.

Hoặc khi bạn cộng tác với đồng nghiệp, một số việc không như ý xảy ra và đó hoàn toàn không phải lỗi của bạn. Điều bạn cần nói là một sự chia sẻ với người đồng nghiệp kia chứ không phải lời xin lỗi.

4. Bạn góp phần làm cho nhóm bị lỡ kế hoạch

Trường hợp này đòi hỏi sự khéo léo bởi một lời xin lỗi là không đủ để giải quyết vấn đề. Để tránh bị đánh mất niềm tin trong đội, hãy bày tỏ sự hối lỗi và đưa ra một lời cam kết quả quyết: “Rõ ràng tôi đã mắc sai lầm trong dự án lần này nhưng đó chỉ là một “tai nạn” nhất thời. Dù sao tôi cũng rút ra được một số bài học bổ ích để có thể đóng góp hiệu quả hơn cho nhóm trong những dự án tiếp theo”.

5. Bạn sử dụng từ ngữ, ngữ điệu không phù hợp với hoàn cảnh

Ví dụ, bạn tỏ vẻ bực tức và thấy không xứng đáng khi một đồng nghiệp không có gì nổi trội hơn bạn lại được thăng chức. Điều này được thể hiện qua giọng điệu của bạn: “Chúc mừng! Thế mà họ đã được thăng chức rồi cơ đấy!” Hãy mau chóng đưa ra lời xin lỗi hoặc giải thích rằng đó chỉ là cách nói hài hước bởi nó có thể gây ra sự bất đồng với đồng nghiệp, nay là sếp của bạn và nó sẽ ảnh hưởng tới sự phát triển nghề nghiệp của bạn.

6. Bạn luôn nói xin lỗi

Hãy lưu ý, tránh thói quen này. Hãy nói xin lỗi nếu bản thân bạn có lỗi. Khi đó, lời xin lỗi và giải thích phải tương ứng với mức độ nghiêm trọng của sai lầm. Tránh lặp đi lặp lại lời xin lỗi cho cùng một sai sót. Còn nếu vẫn nói xin lỗi dù không phải lỗi của mình, bạn sẽ bị đánh giá là không đủ tự tin và độ tin cậy.