Ngày nay, email trở thành một công cụ nhanh chóng, hữu hiệu và được sử dụng rộng rãi nhất để kết nối với mọi người, đặc biệt trong công việc, email thật tiện lợi, cho phép chúng ta kết nối với nhiều đối tác, khách hàng cũng như cho phép mọi người reply một cách nhanh chóng.

Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ cách trình bày email thế nào cho phù hợp trước khi gửi, đương nhiên, thông điệp họ gửi đi sẽ không được đánh giá cao vì sự thiếu chuyên nghiệp và không rõ ràng.

Sau đây là bí quyết giúp bạn có được một bức thư điện tử chuyên nghiệp trước khi gửi đi:

- Chủ đề rõ ràng

Chủ đề là phần xuất hiện đầu tiên trong email của bạn, có chức năng giống như tựa đề hoặc là phần mà người ta vẫn thường gọi là title. Chủ đề cũng là phần xuất hiện trong hộp thư đến (inbox) của người nhận.

Vì vậy, chủ đề bao giờ cũng phải ngắn gọn, rõ ràng và có điểm nhấn. Đừng bao giờ viết những câu dài lê thê, không đâu vào đâu khiến người nhận chẳng biết bạn muốn nói gì. Nên nhớ, chủ đề là câu biểu đạt nội dung chính của cả bức thư, nhìn vào đó người nhận sẽ biết bạn muốn nói gì. Hơn nữa, khi đưa nội dung chính vào phần chủ đề này, người nhận rất dễ nhớ và thuận lợi cho việc tìm lại email của bạn.

Đừng bao giờ dùng những câu mang tính chung chung, đai loại như: "Thông tin vô cùng quan trọng" hoặc "Hãy đọc thông tin này"... vì những kiểu đầu đề thế này rất dễ bị bỏ qua, thậm chí dễ rơi vào hòm thư rác hơn so với những đầu đề rõ ràng: "Thay đổi lịch họp marketing vào ngày mai" hoặc "Thông báo nhân sự mới của phòng IT"...

- Văn phong phù hợp

Email thực chất là sự kết nối, liên lạc trong mọi việc, nhất là trong kinh doanh, gửi email có thể hiểu là sự thay thế cho một bức thư trang trọng. Vì thế, email được đánh giá cao cả về nội dung lẫn hình thức và sự nhanh chóng. Bên cạnh nội dung chính cần chuyển tải, bạn cũng cần tùy thuộc vào từng đối tượng để có phong cách viết cho phù hợp.

Nếu người nhận là đối tượng hoàn toàn mới, bạn chưa từng quen biết hay gửi email trước đó thì bạn hãy chọn cách viết trang trọng từ lời chào mở đầu cho đến cách trình bày email. Đối với những người đã quen biết, gửi mail trao đổi nhiều lần thì sự trang trọng đó có thể giảm đi chút ít và bạn có thể diễn đạt một cách gần gũi, giản dị hơn.

Với bạn bè, người thân, hãy viết những gì bạn nghĩ, nói những điều bạn muốn một cách thoải mái, không cần dè chừng ý tứ, miễn là truyền tải được nội dung chính một cách rõ ràng, dễ hiểu.

Vì vậy, khi viết email, bạn nên tùy thuộc vào hoàn cảnh, đối tượng để có cách trình bày diễn đạt linh hoạt, phù hợp.

- Lời chào đúng mực

Dù là lời chào mở đầu bức thư hay lời chào kết thúc, bạn cũng phải xem đối tượng là ai để lựa chọn ngôn từ cho phù hợp. Với những email cần sự trang trọng, tốt nhất là nên mở đầu bằng "Dear" cùng với tên người nhận (có thể xem trong địa chỉ email của họ). Để lịch sự hơn, bạn có thể thêm cả tên đệm của họ, hoặc sử dụng Mr, Ms trước tên riêng.

Trong trường hợp không biết tên của người nhận, bạn có thể mở đầu email bằng lời chúc ngày mới tốt đẹp, nhưng nhớ, khi đã biết tên thì không bao giờ dùng cách nói này.

Với những email không cần phải quá trang trọng, bạn có thể dùng câu chào "xin chào" "chào buổi sáng"... để mở đầu.

Một điều cần chú ý là lời chào và lời kết nên tương ứng, bạn nên dựa vào mức độ trang trọng để có những lời chào phù hợp. Với email trang trọng, có thể dùng "Kind regards", văn phong gần gũi hơn có thể dùng "Regards" hoặc "Best" thay lời kết.

Nghĩa là, trong bất cứ trường hợp nào, bạn cũng cần phải xác định rõ đối tượng nhận email để có cách xưng hô đúng mực.

- Gửi file đính kèm

Dù là email loại nào, bạn cũng không nên gửi những file đính kèm với quá nhiều hình ảnh, đồ họa. Nếu cần thiết phải gửi file đính kèm, hãy nhớ là chỉ gửi file không quá 100Kb. Nếu như bạn gửi kèm với email những file quá nặng cho người bạn đã quen biết, tốt nhất, nên hỏi trước xem họ có chắc chắn sẽ nhận được những file đó hay không.

Hơn thế, trong mọi trường hợp, nên giữ những thông điệp cần truyền tải thật ngắn gọn, để gửi đi thật nhanh chóng, điều đó đồng nghĩa với việc không nên kèm thêm quá nhiều hình ảnh, văn bản phức tạp. Đặc biệt, trong điều kiện ngày nay, bạn có thể upload những file đó lên internet qua những trang chia sẻ như Google Docs… và gửi link cho họ thay vì đính kèm trong email. Cách làm này đơn giản và thể hiện sự chuyên nghiệp hơn rất nhiều.