Chúng tôi xin giới thiệu đến các doanh nghiệp một phương pháp để giải mã nhân viên và nhìn thấy được phần chìm của tảng băng trôi nhân sự - đó là phỏng vấn các nhân viên xin nghỉ việc hoặc thôi việc. Bài viết của Mai Đức Huy Trường, (Business Edge, Chương trình Phát triển Dự án Mê Kông - MPDF).

Chúng ta thường nghe đến phỏng vấn xin việc chứ ít khi nghe đến phỏng vấn thôi việc. Tuy vậy, trong ngành nhân sự, đây lại là một công cụ hữu hiệu để các doanh nghiệp giải mã được nhu cầu của nhân viên, những suy nghĩ của họ về công ty. Trong xu hướng nhân viên “nhảy việc” ngày càng nhiều như hiện nay, công cụ này càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Tranh minh họa.

Khi tuyển dụng nhân viên vào làm việc, doanh nghiệp thường có một cuộc phỏng vấn để tìm kiếm ứng viên phù hợp với vị trí doanh nghiệp đang cần và đặc biệt là phù hợp với chính doanh nghiệp và văn hóa doanh nghiệp. Tuy vậy, đây chỉ mới là cơ hội để doanh nghiệp xác định được nhân viên có tiềm năng thích hợp. Sự thích hợp thực sự sẽ được minh chứng khi nhân viên vào làm việc cho doanh nghiệp. Có thể nhân viên và doanh nghiệp là một đôi rất đẹp, nhưng cũng có khi không thể ở với nhau và nhân viên phải ra đi.

Và trong buổi chia tay ấy, doanh nghiệp phải làm gì? Một lời chào tạm biệt và một lời chúc may mắn cho người ra đi! Đây là cách giải quyết thường gặp nhưng là điều doanh nghiệp không nên làm. Doanh nghiệp nên tổ chức một buổi nói chuyện với nhân viên đó để tìm hiểu tại sao hai bên không phù hợp nhau, nghe ý kiến phản hồi và suy nghĩ của họ về công ty.

Phỏng vấn cái gì?

Khi hiện tượng nhân viên bỏ việc xảy ra nhiều và thường xuyên thì có nghĩa công ty của bạn có vấn đề hoặc là không thể cạnh tranh so với các công ty đối thủ. Mục đích chính của việc phỏng vấn thôi việc chính là cơ hội cho chủ doanh nghiệp, người làm công tác nhân sự bắt mạch để biết doanh nghiệp đang bị bệnh gì.

Vì vậy, người thực hiện phỏng vấn không chỉ hỏi lý do tại sao nhân viên ra đi mà còn phải tìm hiểu xem những gì có thể làm cho một nhân viên giỏi ở lại!

Phỏng vấn như thế nào?

Vì chất lượng thông tin có được từ các cuộc phỏng vấn này đóng vai trò quyết định trong việc cung cấp thông tin cho doanh nghiệp nên không thể làm theo kiểu hình thức, chiếu lệ. Đây phải là một công cụ quản lý chiến lược!

Một số kỹ thuật nhỏ sau sẽ giúp buổi phỏng vấn thành công hơn:

Nên tổ chức thành nhóm hai người để phỏng vấn một nhân viên nhằm đảm bảo mọi thông tin đều được nắm bắt khách quan.

Nên hỏi trong khoảng 15 câu và kéo dài trong khoảng 30-45 phút.

Hãy làm cho không khí buổi phỏng vấn thân thiện, thoải mái, và mang tính trò chuyện, thân mật.

Không nên đối xử với nhân viên nghỉ việc như thể họ là một người đang phản bội công ty bạn.

Hãy đối xử với nhân viên nghỉ việc như là một người tư vấn cho công ty bạn, một người có cách nhìn khách quan đối với công ty.

Hãy cho người được phỏng vấn biết những phản hồi, thông tin của họ sẽ được thiết lập thành các kế hoạch hành động cụ thể cho doanh nghiệp. Đây là một kỹ thuật hay bởi vì phần lớn nhân viên dù ra đi vẫn còn cảm giác gắn kết với công ty thông qua các đồng nghiệp cũ và họ cũng còn muốn nhìn thấy công ty phát triển và lớn mạnh.

Có thể dùng bảng câu hỏi để nhân viên nghỉ việc điền vào thay thế cho buổi phỏng vấn, nếu tình huống thôi việc quá nhạy cảm.

Phỏng vấn lúc nào?

Cho đến nay, các chuyên gia nhân sự vẫn còn tranh cãi về việc tổ chức phỏng vấn thôi việc lúc nào là tốt nhất.

Les McKeown, Giám đốc điều hành của Công ty Tư vấn Marblehead (Mỹ), tác giả của cuốn sách "Giữ chân các nhân viên xuất sắc" (Retaining Top Employees), cho rằng doanh nghiệp nên chờ đợi một vài tuần sau khi nhân viên đã có việc làm mới. Lúc này nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái, yên tâm và khách quan hơn, nhờ đó thông tin từ cuộc phỏng vấn sẽ dễ dàng và có chất lượng cao hơn.

Tuy nhiên, cũng có ý kiến cho rằng nên thỏa thuận với nhân viên việc phỏng vấn ngay khi họ nộp đơn xin nghỉ việc! Bởi vì khi nhân viên đã tìm được việc, họ bận bịu với công việc mới và vì vậy cũng chẳng muốn mất thời gian với công ty cũ làm gì.

Một lý do nữa là nếu phỏng vấn thôi việc trước, có thể bạn có cơ hội chống lại được một công ty đối thủ! Có thể nhân viên bạn chỉ ra đi vì một chức vụ mới hay lương cao hơn một chút mà doanh nghiệp bạn cũng có thể trả cho họ!

Dùng kết quả phỏng vấn như thế nào?

Dù phỏng vấn được thực hiện trước hay sau khi nhân viên ra đi, công cụ phỏng vấn thôi việc của bạn sẽ càng phát huy tác dụng nếu bạn thực hiện nhiều cuộc phỏng vấn. Dần dần, bạn sẽ có được một cơ sở dữ liệu những thông tin, những sự thực ngầm hiểu giúp bạn có những quyết định tuyển dụng trong tương lai.

Điều quan trọng hơn nữa là với thông tin có được, bạn có thể cải thiện, thay đổi ngay tình hình tại công ty có thể là về giám sát, về đào tạo, lương, thưởng...

Nên lưu ý gì khi sử dụng kết quả phỏng vấn thôi việc

Kết quả phỏng vấn và chất lượng thông tin dao động theo việc “nói thẳng, nói thật” của nhân viên thôi việc. Ai cũng có thể đoán ra rằng nhân viên xin nghỉ việc thường chỉ nói vòng vo hoặc chỉ nói những gì mà chủ doanh nghiệp muốn nghe để nhanh chóng kết thúc cuộc phỏng vấn hoặc là để khỏi phá hỏng mối quan hệ.

Vì vậy, cần lưu ý các quyết định có sử dụng thông tin từ các buổi phỏng vấn không nên chỉ dựa trên kết quả của một, hai cuộc phỏng vấn. Quyết định phải dựa trên những xu hướng, những thông tin được lặp đi lặp lại từ nhiều cuộc phỏng vấn.

Doanh nghiệp cũng cần chú ý đến tính hệ thống của công cụ. Kết quả thông tin của cuộc gặp này cần phải được kết hợp, so sánh, đối chiếu với thông tin lúc phỏng vấn xin việc của nhân viên đó, cũng như những phản hồi, phản ánh nhận xét của họ trong suốt quá trình làm việc.

Tại sao phỏng vấn thôi việc lại là một công cụ chiến lược?

Đối với những nhân viên xuất sắc đã nghỉ việc, doanh nghiệp nên tìm cách giữ liên lạc với họ, đặc biệt là khi doanh nghiệp đã thực hiện những thay đổi mà các nhân viên đó đã đề nghị khi trả lời phỏng vấn thôi việc. Một khi những nhân viên này quay trở lại thì đây là cách tuyển người thích hợp cho công ty rẻ nhất, ít tốn chi phí nhất mà bạn từng biết!

Đó là lời đáp cho câu hỏi: “Kết quả cuối cùng của việc phỏng vấn thôi việc sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh như thế nào”?