Trong trường hợp thông thường, mối quan hệ giữa bạn và khách hàng chỉ
tiến hành thông qua điện thoại. Do đó, nhất định phải sử dụng tối đa
công dụng của điện thoại.

Muốn sử dụng điện thoại thành công, quan trọng là phải nhớ khách hàng của
bạn không nhìn thấy bạn. Mà sự thách thức bạn phải đối diện là, phải
tận dụng hữu hiệu âm thanh của  mình, bù đắp những thiếu khuyết của hoạt động giao tiếp phi ngôn ngữ có thể mang lại cho bạn những ảnh hưởng ngược lại.

Dưới đây, tôi xin giới thiệu một số phương thức hay nhất định liên quan đến việc sử dụng điện thoại một cách hữu hiệu:

- Xưng tên của bạn với người nhận điện thoại. Để người nhận điện thoại biết bạn là ai, giống như bạn đang trực tiếp mặt đối mặt cùng họ nói chuyện.

- Cười nhẹ qua điện thoại.
Trong một vài trường hợp, mọi người có thể nghe thấy tiếng cười nhẹ của
đối phương điện thoại! Có một số người quen gọi điện cho người khác,
khi gọi điện thường đặt một tấm gương trước mặt.

- Trong quá trình gọi điện thoại, phải để người nhận luôn biết được bạn đang làm gì. Khi gọi điện thoại, giả dụ bạn cần hỏi thăm tin tức, tôi kiến nghị bạn hãy đem cách làm của mình nói với khách hàng.

Nhớ kỹ, không được để khách hàng của bạn tay cầm ống nghe mà không nói một
lời, không biết rốt cuộc bạn có muốn nói chuyện với họ hay không.

- Dẫn dắt người nhận điện đi vào chủ đề chính. Bạn có thể đưa ra một số vấn đề cho đối phương, dẫn dắt đối phương tiến vào chủ đề chính.

Ví dụ, bạn có thể hỏi đối như, “Hôm nay tôi nên giúp anh như thế nào” hoặc “Anh muốn làm việc gì đó giúp anh không?”

- Nắm rõ nhu cầu của người nhận điện. Nói rõ với người nhận điện bạn muốn làm gì, và khi nào bạn lại tiến hành liên lạc với họ. Ví dụ, bạn có thể nói, “ Tiếp theo tôi muốn kiểm tra vấn đề này một chút, 5 giờ chiều hôm nay tôi sẽ liên lạc với anh, được không”?

- Thể hiện sự cảm ơn với người nhận điện. Làm như vậy sẽ khiến người nhận điện ý thức được, buổi nói chuyện giúp các bạn lập tức cần kết thúc.

- Để giọng nói của bạn thể hiện
sự thay đổi phong phú trên phương diện ngữ điệu, tốc độ và độ cao của
âm,... bạn nên thổi vào một chút sức sống trong giọng nói của mình để
khiến người nhận điện duy trì sự chú ý về bạn.

Nếu bạn muốn đưa ra những phản ứng thành khẩn, nhất định phải giàu sức biểu
đạt sắc thái tình cảm, làm cho ngữ điệu của bạn thể hiện vẻ tự nhiên và
thân thiết!

- Thận trọng sử dụng câu nói “ xin đợi một chút” . Người nhận điện nói chung đều không thích đối phương để mình phải “đợi một chút”. Nếu thực sự phải dùng từ “đợi một chút”
như thế nên cố gắng nói rõ nguyên nhân với đối phương đồng thời luôn
phải thêm vào một hai câu, để người nhận điện biết họ không hề bị bạn
bỏ quên?

Giả dụ thời gian cần cho những việc trong tay bạn không dừng lại trong vài
phút, như thế tôi kiến nghị bạn hãy trưng cầu một chút ý kiến của đối
phương, xem đối phương có đồng ý để bạn gọi điện lại cho họ không. Viết
lại lời hứa bạn sẽ gọi điện lại cho đối phương, tuyệt dối không được
thất hứa!

- Sử dụng những từ ngữ thân thiện và thích hợp. Tuyệt đối không thể
tiến hành chỉ trích khách hàng vì bất cứ lý do nào. Cũng không được thể
hiện thái độ không hợp tình hợp lý đối với những yêu cầu khách hàng đưa
ra.