Xác định phạm vi thảo luận một cách cụ thể

Bất cứ cuộc họp nào đều cần có một mục tiêu và càng cụ thể càng tốt. Người điều hành cuộc họp cũng cần đưa ra mục tiêu mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian giới hạn. Những thông tin này cần phải được truyền đạt tới những người tham dự trước khi cuộc họp được tiến hành. Việc xác định phạm vi thảo luận phải mang tính bắt buộc. Nếu không được ấn định như vậy, cuộc họp có thể kéo dài nhiều giờ mà không đạt được được yêu cầu đề ra, đồng thời cũng để lại ấn tượng xấu cho những người tham dự. Một phương pháp hiệu quả để khoanh vùng cuộc họp: Hệ thống hóa việc thực hiện chương trình nghị sự với những mục tiêu cần đạt tới. Chỉ một vài dòng thông báo với những người có liên quan qua e-mail cũng có thể làm nên chuyện.

Lựa chọn địa điểm tổ chức cuộc họp

Tham dự một cuộc họp cũng chính là một dịp để mọi người gặp gỡ nhau. Và để cho tất cả đều cảm thấy thoải mái, bạn cần lưu tâm tới địa điểm dự định tổ chức cuộc họp. Một trong những sai lầm thường gặp là chúng ta tổ chức cuộc họp trong một căn phòng quá lớn với số người tham dự lại khá hạn chế, điều này sẽ làm cho không gian họp bị loãng và tạo cảm giác trang trọng quá mức. Bạn nên chọn phòng họp phù hợp với số người tham dự. Ngoài ra để tạo sự thoải mái, bạn có thể bố trí thêm nước trong phòng, bởi đây được coi là “chất xúc tác năng lượng” và đảm bảo nhiệt độ trong phòng ở mức thích hợp.

Tạo bối cảnh

Phần khai mạc và kết thúc buổi họp là hai phần rất quan trọng. Lời mở đầu phải tạo được sự tin tưởng nơi người tham dự trong khi phần kết thúc phải khiến cho tất cả mọi người cùng chia sẻ một quan điểm về quyết định đã được đưa ra. Sau khi mở đầu, người điều khiển phải luôn bắt đầu với những vấn đề quan trọng nhất hay khó xử nhất. Nếu không, những vấn đề này sẽ được xử lý một cách vội vã vào cuối buổi họp và có nguy cơ không đưa ra được bất cứ quyết định nào.

Chú ý tới cấp bậc của những người tham dự cuộc họp
Vai trò của người điều khiển là trung tâm. Anh ta đảm bảo sự tôn trọng thực hiện chương trình nghị sự và đặc biệt là thời lượng dự kiến cho mỗi chủ đề cũng như nhịp độ của việc phát biểu bằng cách cho phép mỗi người tham dự bày tỏ ý kiến. Một vị trí dễ hơn để làm chủ cuộc họp khi người điều khiển là cấp quản lý trực tiếp của những người tham dự. Tuy nhiên cần chú ý, tùy theo mục đích của cuộc họp, việc tách riêng người điều khiển và người quản lý có thể có hiệu quả hơn. Ví dụ đối với một cuộc họp sáng kiến, mục tiêu là tìm ra các giải pháp sáng kiến, người điều khiển có chức vụ cao có thể gây ảnh hưởng quá lớn tới việc trao đổi. Ví như: người điều hành đưa ra chủ đề “Bạn nghĩ gì về ý kiến đáng khen này”? Sau đó việc trao đổi sẽ không còn có hiệu quả nữa.

Áp dụng linh hoạt

Tất cả những quy tắc cơ bản của việc điều hành một cuộc họp trên là rất quan trọng. Tuy nhiên còn một quy tắc cuối cùng mà bạn cần lưu ý: không nên áp dụng một cách cứng nhắc những quy tắc đó. Nói cách khác, hãy để một biên độ cho chính những người tham dự. Chúng ta không thể kiểm soát được hết mọi tình huống trong cuộc họp. Người điều khiển cuộc họp phải biết cách đối phó với những tình huống bất ngờ, đôi khi nên tạo ra sự hỗn độn để làm xuất hiện ý kiến của người này hay người khác. Cần phải luôn luôn cho người tham dự biết rằng họ có trách nhiệm tham gia vào cuộc họp. Nếu không đó sẽ không là một cuộc họp nữa mà nó sẽ biến thành một hội nghị mà chỉ có những người điều hành mới lên bục phát biểu.