Làm sao để giám sát nhân viên sử dụng Internet?
Cập nhật: 08/02/2012 1:19:00 CH
Trên cương vị nhà quản lý, một trong các nhiệm vụ của bạn là giám sát
hoạt động của nhân viên liên quan tới Internet, từ việc gửi e-mail và
các tin nhắn (messenger) cho đến việc ghé thăm các trang web trong giờ
làm việc.Và sau đó thông báo với họ - một cách trung thực và đầy đủ nhất
- về những gì bạn đã làm và tại sao bạn lại phải làm như vậy.
Hiện nay, đây là một vấn đề mà nhiều nhà quản lý doanh nghiệp phải đối
mặt. Các thiết bị giám sát nhân viên - được biết nhiều như “spyware” -
đang trở nên hấp dẫn, giá rẻ và dễ sử dụng. Giá trị của các thiết bị này
nằm ở chỗ gia tăng tính bảo mật; giảm thiểu các hành vi không đúng mực
của nhân viên trong giờ làm việc; tránh rò rỉ các thông tin mang tính
cạnh tranh,....
Tuy nhiên, nhiều nhân viên lại coi đây như một hành vi xâm phạm đến
quyền cá nhân. Nếu kế hoạch giám sát không được giải thích rõ ràng, công
ty can thiệp quá sâu vào sự riêng tư của nhân viên, thì hiệu quả công
việc của họ sẽ giảm sút và có thể những nhân viên tốt sẽ ra đi, thậm chí
các vụ kiện tụng sẽ xảy ra.
Vậy lời giải đáp cho bài toán giám sát nhân viên sẽ phải như thế nào?
Liệu đó có phải là một nhiệm vụ bất khả thi? Dưới đây là những đánh giá
sơ bộ và một vài chiến lược thực thi giám sát hoạt động của nhân viên
liên quan tới internet.
Việc sử dụng Internet tại công sở đang gia tăng và kéo theo đó là sự ra đời của một loạt các phần mềm giám sát
Một nghiên cứu của tổ chức phi lợi nhuận Privacy Foundation gần đây cho
thấy tại Mỹ có đến 31% nhân viên truy cập Internet và kiểm tra hộp thư
điện tử thường xuyên tại văn phòng làm việc. Con số này trên toàn thế
giới là khoảng 12%. Vì vậy, số lượng các công ty tiến hành giám sát việc
sử dụng e-mail và Internet của các nhân viên cũng gia tăng nhanh chóng.
Không ít công ty đã phải sàng lọc và khoá các trang web không thích
hợp.
Rõ ràng, việc gia tăng các hoạt động giám sát không chỉ vì mối lo an
ninh mà phần lớn là vì hiện tượng nhân viên lạm dụng truy cập Internet
trong giờ làm việc cho các nhu cầu riêng tư. Vì nhu cầu kinh doanh, các
công ty buộc phải cho phép nhân viên truy cập Internet tốc độ cao. Song
bên cạnh những tác dụng tích cực, nhiều tác hại đã phát sinh. Và các
công ty buộc phải giám sát hoạt động này để tránh việc nhân viên truy
cập những trang web khiêu dâm, cờ bạc hay làm các công việc cá nhân khác
thông qua Internet và e-mail.
Có cung ắt có cầu. Hiện nay, các sản phẩm giám sát nhân viên là rất đa
dạng về tính năng, từ đơn lẻ cho đến toàn diện. Ví dụ, phần mềm Websense
Enterprise của hãng Websense có thể lọc các trang web theo yêu cầu.
Cũng như vậy, phần mềm Clearswift MIMEsweeper là một sản phẩm phổ biến
để kiểm tra e-mail.
Phần mềm WinWhatWhere của hãng TrueActive Software có thể giám sát mọi
e-mail, tin nhắn messenger và các văn bản tài liệu được gửi đi/nhận về,
cũng như mọi động tác gõ bàn phím trên chiếc máy tính có cài đặt phần
mềm. Bản cập nhật mới nhất còn có chức năng ghi lại hình ảnh trên
webcam, chụp ảnh màn hình và đọc các phím gõ đa ngôn ngữ. Richard Eaton,
sáng lập viên kiêm giám đốc công nghệ của TrueActive Software, cho biết
khoảng 80% khách hàng của hãng là các công ty, còn lại là các cơ quan
chính phủ, hoặc bố mẹ giám sát con cái, vợ giám sát chồng.
Đạt được một sự cân bằng thích hợp
Theo nhiều nhà phân tích, mặc dù mối quan tâm hàng đầu của nhiều công ty
hiện nay là việc sử dụng các phần mềm giám sát nhân viên, “nhưng họ sẽ
phải thông báo với các nhân viên về những điều họ làm và giải thích lý
do tại sao”, - Michael Gartenberg, giám đốc nghiên cứu tại hãng Jupiter
Research, cho biết.
“Các nhân viên cần phải hiểu đó là quyền của chủ sử dụng lao động nhằm
bảo vệ hoạt động kinh doanh khỏi những rủi ro hay gian lận”, Gartenberg
nói, “Song, về phía các chủ sử dụng lao động, họ cũng phải giám sát theo
một cách thích hợp nhất để đảm bảo sự cân bằng hợp lý khỏi làm mất niềm
tin của các nhân viên đối với mình”.
Theo Ann Meany, chuyên gia tư vấn nhân sự cho hãng Watson Wyatt
Worldwide thì trước khi bạn mua sắm bất cứ phầm mềm hay thiết bị giám
sát nhân viên nào, hãy trả lời những câu hỏi dưới đây:
- Bạn sẽ dùng phần mền này để giải quyết một vấn đề, một mối quan tâm
hay đơn thuần chỉ xuất phát từ một sự tưởng tượng nào đó? “Việc giám sát
nhân viên chỉ vì những mong muốn và sở thích nhất thời sẽ không phải là
lý do thích hợp”, Meany cho biết. Những lý do đúng đắn có thể là: an
ninh và an toàn cho nhân viên, các vấn đề liên quan tới quấy rối tình
dục, hoặc những mối quan ngại liên quan tới gian lận, gián điệp,...
- Đây có phải là một việc phù hợp với văn hóa công ty? Trong một công ty
công ty nghiên cứu phát triển, công việc của các nhân viên mang tính
độc lập cao thì việc giám sát chặt chẽ có thể gây ra nhiều tác hại hơn
là những kết quả tích cực. Cũng như vậy, Meany chỉ ra rằng nếu công ty
của bạn xây dựng những kế hoạch giữ chân nhân viên thông qua các đặc
quyền cụ thể như các dịch vụ về giặt là, chăm sóc vật nuôi, chăm sóc con
trẻ,..., bạn phải chấp nhận rằng các nhân viên sẽ dành một phần thời
gian nào đó trong ngày làm việc để phục vụ các công việc cá nhân.
Nếu bạn nhận được những câu trả lời tích cực, tiếp theo, hãy tuân thủ
theo năm lời khuyên sau đây trong việc giám sát các nhân viên:
1. Thông báo trước kế hoạch giám sát của bạn và nhận phản hồi từ phía các nhân viên
Bạn nên giải thích cho các nhân viên biết về phần mềm giám sát và những
thông tin mà nó có thể đem lại cho nhà quản trị mạng và một số nhà quản
lý khác. (Ví dụ, phần mềm WinWhatWhere có thể gửi hàng trăm bản báo cáo
khác nhau về việc sử dụng máy tính tới địa chỉ e-mail của người yêu
cầu).
Cách thức bạn giới thiệu và trình bày cho các nhân viên biết về kế hoạch
giám sát là rất quan trọng. Trừ khi bạn có thể nói rõ ràng những lợi
ích cụ thể, chẳng hạn như gia tăng hiệu suất làm việc, nâng cao mức độ
an toàn và giảm thiểu các mối lo ngại về gian lận nội bộ hay những rủi
ro khác, còn bằng không hãy sẵn sàng đón nhận những phản ứng mạnh mẽ từ
phía các nhân viên.. Và nếu bạn không đưa ra bất cứ thông báo nào trước,
thì bạn hoàn toàn có thể bị buộc phải đối mặt với một vụ kiện tụng sau
đó.
2. Có hướng dẫn rõ ràng và cụ thể về những hành vi nào là không thể được chấp nhận
Việc vạch ra mọi tình huống có thể xảy ra là không thể thực hiện được.
Nhưng nếu bạn lên kế hoạch để lọc ra một vài trang web nhất định, chẳng
hạn như trang web khiêu dâm, cờ bạc hay thậm chí cả những trang web
tuyển dụng khác, thì không có lý do gì để bạn giấu giếm điều này với các
nhân viên.
“Sự quá chú trọng vào việc khoá các trang web vô bổ có khá tốn kém”,
Meany cho biết, “Nhưng mỗi công ty phải tự quyết định việc này sao cho
phù hợp nhất với yêu cầu công việc đề ra”. Vấn đề chính nằm ở chỗ các
nhân viên sẽ làm việc tốt hơn và có trách nhiệm hơn nếu bạn hướng dẫn cụ
thể, rõ ràng cho họ về những hành vi không thích hợp. Các nhân viên sẽ
biết khi nào mình vi phạm các quy định của công ty.
Tương tự như vậy với e-mail cá nhân hay tin nhắn messenger. Có thể nhiều
nhân viên không nhận ra rằng các tin nhắn cá nhân, không được mã hoá
của họ có thể bị giám sát. Bạn hãy thông báo cho họ biết điều này.
3. Hãy thể hiện sự tôn trọng nhu cầu cá nhân và thời gian của nhân viên
Nếu công ty của bạn là nơi mà các nhân viên thường xuyên phải làm ngoài
giờ, bạn cần thông cảm và thể hiện sự thiện ý với một vài hoạt động cá
nhân trong giờ làm việc.
Nếu công việc trong công ty trường xuyên trong tình trạng quá tải đối
với nhân viên, nên cho phép họ có một khoảng thời gian riêng tư nhất
định thì hiệu suất công việc chung sẽ tốt hơn.
4. Cân bằng hợp lý giữa an ninh và quyền riêng tư
Nếu một nhân viên lãng phí một lượng lớn thời gian của họ vào những hoạt
động vô bổ trên internet, có nghĩa bạn đã tuyển dụng không chuẩn xác.
Rõ ràng rằng hoạt động giám sát không chỉ đơn thuần để biết xem liệu có
ai đó có đang chỉnh sửa lại bản sơ yếu lý lịch để gửi tới một công ty
khác lớn hơn hay không mà còn để bảo vệ công ty khỏi sự rò rỉ những
thông tin nội bộ cho giới báo chí hoặc cho các đối thủ cạnh tranh, hạn
chế những hacker hay kẻ viết virus nội bộ, tránh những hành động quấy
rối tình dụng hoặc các hành vi không mấy thích hợp, hay thậm chí là an
ninh của cả quốc gia.
Song bạn cần nhớ kỹ rằng sự thái quá trong hoạt động giám sát nhân viên
có thể dẫn tới nhiều kết quả trái ngược - chẳng hạn như có thể là bằng
chứng chống lại công ty bạn trong những vụ kiện tụng pháp lý có liên
quan.
5. Tuyển dụng những người bạn có thể tin cậy
Việc này bao giờ nói cũng dễ hơn làm, đặc biệt khi công ty bạn đang
trong giai đoạn tăng trưởng mạnh hay là cần tuyển dụng hàng trăm nhân
viên mỗi năm. Mặc dù vậy, những nhân viên đáng tin cậy sẽ rất dễ dàng để
giám sát - và hơn nữa thậm chí không cần phải giám sát - hơn là những
người bạn không thể tin cậy.
Hy vọng rằng với một sự cân nhắc thấu đáo mọi khía cạnh trước khi tiến
hành giám sát việc sử dụng Internet trong công ty, bạn sẽ đạt được những
kết quả tích cực. Khi đó một mặt, bạn có thể hạn chế, loại bỏ những
gian lận, rủi ro kinh doanh hay những hành vi thiếu thích hợp, mặt khác,
bạn có thể gia tăng đáng kế hiệu suất và tinh thần làm việc của các
nhân viên.
Theo Quản Trị
Đã xem:
2041
|
|
|