Thời gian vừa qua, việc viết một bộ hồ sơ giới thiệu cá nhân
(resume), thư tự ứng cử (cover letter) đến các nhà tuyển dụng tiềm năng đã rất
hoàn thiện và đẹp mắt. Ngày nay, một lá thư tự ứng cử truyền thống đã dần bị
thay thế bởi loại hình ghi chú điện tử (e-note) gởi trực tiếp đến bộ phận tuyển
dụng, hoặc cấp quản lý có quyền quyết định. Nó ít chính thức hơn, nhưng nhanh
và trực tiếp hơn và gởi đến email hoặc website Công ty thay vì là một bì thư
thông qua bộ phận hành chính để phân loại.
Thư tự ứng cử thay thế bằng ghi chú điện tử
Theo cách truyền thống, để xin việc bạn phải một lập bộ hồ sơ giới
thiệu đầy đủ (giấy) và gởi trực tiếp đến công ty hoặc là bạn tải chúng lên
email của bộ phận tuyển dụng công ty đó. Có một điều chắc chắn là hầu hết các
người tuyển dụng hoặc những người ra quyết định sẽ không dành toàn thời gian để
đọc đầy đủ một trang viết dày đặc chữ của các bạn. Trong thế giới của Tweet và
truyền thông trực tuyến ngày nay để truyền tải thông tin nhanh nhất, hiệu quả
nhất thì nội dung phải càng ngắn, càng súc tích là tối cần thiết.
Lưu ý rằng, các nhà tuyển dụng vẫn chưa quan tâm đến bạn vì nhiều
lý do khác nhau. Điều này nghe có vẻ vô lý nhưng thực tế là vậy. Ở giai đoạn đầu
tiên là việc loại bỏ các hồ sơ, họ sẽ tìm các lý do để đưa hồ sơ bạn vào một
trong ba danh sách “ đi tiếp” “ không” hoặc “xem xét sau”.
Thử thách của bạn là phải thu hút được nhà tuyển dụng lúc này. Một
lá thư khó đọc, quá dài, nhiều chi tiết không cần thiết sẽ chấm dứt cơ hội của
bạn ngay lập tức.
Cấu trúc của một thư ứng cử điện tử như sau:
- Sử
dụng tiêu đề khôn khoan: Thay vì bắt đầu bằng tiêu đề chung chung là một
tuyên bố bạn đang xin việc làm thì hãy ghi thẳng tên vị trí đang tuyển
dụng: Giám đốc nhân sự cho công ty XYZ ( English: HR Director with XYZ
Company) Hoặc ghi rõ kinh nghiệm kèm theo: Kinh nghiệm 10 năm – GĐ
Nhân sự cho công ty XYZ (E: 10 years' experience – HR Director with XYZ
Company
- Thu
hút nhà tuyển dụng với thông tin quan trọng để phân biệt bạn là ứng cử
viên hàng đầu. Lưu ý là nếu NTD đọc trên điện thoại thì điều này sẽ giúp
họ có lý do để cuộn trang xuống dưới để đọc tiếp.
- Hãy
viết thật ngắn, gọn và hấp dẫn bằng các điểm lõi thể hiện chiều sâu kinh
nghiệm. Nhớ rằng lúc này NTD chỉ có vài giây để đọc và đưa bạn vào mục “đi
tiếp”.
- Kết
thúc bằng chữ ký điện tử có cung cấp thông tin liên lạc hoặc các liên kết
nguồn trực tuyến khác như điện thoại, email, địa chỉ Linkedin hoặc nguồn
báo chí, ấn phẩm….
- Đừng
sử dụng letterhead trong thư, nó không cần thiết và làm phân tác sự chú ý
của người đọc.
Ví dụ một thư ứng cử dạng E-note
Tiêu đề: 8 năm kinh nghiệm nhân sự cao cấp cho vị trí Trưởng phòng
nhân sự
Kính gởi: Chị…
Vị trí Trưởng phòng nhân sự của Công ty Chị đã hấp dẫn tôi vì sự tập
trung cả hai vấn đề đề nhân sự tổng hợp cho toàn tổ chức và đào tạo huấn luyện
nhân viên cho các dự án mới. Sự kết hợp này gắn liền với kinh nghiệm của tôi
trong 8 năm làm việc tại công ty ABC.
Mô tả ngắn: Chuyên viên nhân sự tổng hợp cao cấp; 8 năm kinh nghiệm, SHRM -
SCP, MBA Quản trị nhân sự quốc tế.
Hồ sơ kinh nghiệm: Tuyển dụng, nhân sự, huấn luyện đào tạo, tuân thủ, chính sách
lương thưởng phúc lợi, HRIS, tinh thông luật lao động, luật doanh nghiệp và quản
trị ngân sách nhân sự.
Tôi sẵn sàng phỏng vấn qua điện thoại, skype hoặc trực tiếp, vì vậy
cho tôi biết những việc cần làm tốt nhất tiếp theo cho bạn. Khi bạn xem xét hồ
sơ đính kèm (dịch: resume), Chị sẽ thấy rằng tôi có đủ năng lực để đảm nhận và
đáp ứng mục tiêu tăng trưởng cũng như gia tăng hiệu quả nhân sự cho Tổ chức.
Trân trọng cảm ơn.
Ryan Tran, SHRM-SCP
Điện thoại: 0123456789
Email:.......
linkedin.com/in/...….
Bạn có thể áp dụng E-note cho nhiều dạng như lý lịch, tiểu sử, hồ
sơ trên Linked in…Điều này sẽ giúp thu hút lượng lớn người đọc và phân biệt bạn
rất rõ ràng với đám đông ứng cử viên khác. Đây chính là lợi thế cạnh tranh duy
nhất để bạn lọt vào danh sách “ đi tiếp” và khởi đầu cho sự chiến thắng. Hãy tự
tin vào sự cam kết của chính bạn trong hành trình chinh phục người khác.
Ryan
Tran
(Viết và rút gọn theo Wendy Enelow - SHRM.)