Đưa ra phản hồi cho nhân viên không phải là một việc dễ dàng. Jack Stahl, cựu Chủ tịch của tập đoàn Coca - Cola cho rằng: Đôi khi đưa ra phản hồi rất khó, nhưng trong hầu hết các trường hợp, lắng nghe còn khó hơn. Vì thế ở bước cuối cùng, bạn cần đảm bảo cho nhân viên đó rằng bạn đánh giá cao sự đóng góp của anh ta và sẽ hỗ trợ anh ta để anh ta cải thiện khả năng của mình.

4. Đồng tình với những lĩnh vực để phát triển tương lai

Mục đích của bước này là tập trung sự phát triển cá nhân và khuyến khích người đó thực hành các kỹ năng mới cụ thể. Bạn cũng có thể muốn chỉ cho anh ta những kế hoạch đào tạo mục tiêu như một phần kế hoạch phát triển.

Ở Coca - Cola, Stahl làm việc với một nhà điều hành nguồn nhân lực mà ông mô tả "rất có khả năng kỹ thuật và cảm giác kinh doanh tốt". Nhưng cả Stahl và cá nhân đó đều đồng tình rằng khả năng truyền đạt một cách thuyết phục là điều mà anh ta cần phải khắc phục. "Anh ta không lường trước được những điều mà anh ta muốn người nghe nghĩ hoặc làm theo. Việc truyền đạt của anh ta không tập trung và không hiệu quả" - Stahl nói.

Stahl gợi ý cho anh ta tham gia chương trình đào tạo kỹ năng truyền thông của công y trong việc tạo ra và phát triển các thông điệp hiệu quả.

5. Đồng ý về lợi ích của việc cải thiện và hậu quả của việc không được cải thiện

Tất nhiên, nhân viên cần đồng tình với cấp trên về lĩnh vực mà người đó có thể cải thiện và những lĩnh vực khác cần được động viên đầy đủ để được cải thiện. Bước này được thiết kế để cung cấp nhiên liệu cho động cơ đó.

Stahl chỉ ra cho vị điều hành nguồn nhân lực rằng nếu anh ta có thể trở thành một người truyền đạt hiệu quả hơn, "tác động của anhg ta và của bộ phận của anh ta sẽ lớn mạnh rất nhanh". Và nếu khả năng truyền đạt của anh ta không được cải thiện, Stahl chấm dứt việc có liên quan nhiều đến truyền thông này của anh ta, tất nhiên đây là một kết quả mà không ai muốn. Điều này có thể kết thúc sự phát triển của cá nhân trong công ty. "Tôi thực sự cần anh ta chia sẻ gánh nặng".

Người phụ trách nhân lực đã tham dự chương trình đào tạo về cách đưa ra thông điệp. Và anh ta đã trở thành một nhà truyền thông hiệu quả - Stahl nói. "Anh ta trở nên hiệu quả hơn trong vai trò của mình và tác động lớn hơn đến tổ chức".

6. Cam kết sự hỗ trợ của bạn và xác nhận lại giá trị của cá nhân đó

Đôi khi đưa ra phản hồi rất khó, nhưng trong hầu hết các trường hợp, lắng nghe còn khó hơn. Vì thế ở bước cuối cùng, bạn cần đảm bảo cho nhân viên đó rằng bạn đánh giá cao sự đóng góp của anh ta và sẽ hỗ trợ anh ta để anh ta cải thiện khả năng của mình.

Stahl học được tầm quan trọng của bước này khi ông ta mới bắt đầu sự nghiệp. Khi đó ông nhận dự án mới và nghe thông tin về nó từ sếp. Lúc đó, ông là người quản lý dự án. Một trong những nhiệm vụ chính của ông là quản lý tài chính của công ty. "Một buổi tối trước khi đến hạn, sếp của tôi - sau này là Giám đốc tài chính của công ty - ngồi cùng nhóm để xem lại quá trình làm việc của chúng tôi. Tôi nghĩ mọi thứ đều đúng cả, nhưng ông đã chỉ ra 187 lỗ hổng trong tài liệu: thông tin tài chính quan trọng vẫn còn thiếu, thậm chí sai cả số điện thoại của công ty mới của chúng tôi".

Sau khi nhóm đã mất hàng giờ để xác định mỗi sai sót trong tài liệu và ai sẽ là người sửa chúng, Stahl và sếp đã xem lại từng lỗi nhỏ. Chúng tôi nói về nhu cầu cần phải tập trung hơn vào các chi tiết và theo dõi sát các báo cáo trực tiếp của tôi để chắc rằng mọi thứ đều đúng.

Cuối cuộc nói chuyện, tôi đã rất lo rằng mình sẽ mất việc. Nhưng sếp thậm chí còn cho tôi đi nhờ xe về nhà. Lái xe trên con phố yên tĩnh, sếp bảo: "Cậu còn lại khoảng hai tuần, nhưng tôi hiểu cậu, tôi biết nhóm của cậu, và tôi biết rằng cậu sẽ kịp tiến độ".

Ông đã có cách để cho tôi thấy rằng, sai lầm của tôi không khiến ông đánh giá thấp hoặc không hỗ trợ tôi nữa. Nó làm cho tôi hiểu rằng, khi mọi người cảm thấy được đánh giá cao, họ có thể nghe những phản hồi khó nghe và không bị mất tinh thần vì nó. Chẳng những thế họ còn cảm thấy được động viên để thay đổi hơn nữa".